É segunda-feira de manhã e o controlador interno recebe um ofício do Ministério Público pedindo explicações sobre um pedido de acesso à informação que ficou 40 dias sem resposta. No mesmo e-mail, vem a cobrança sobre por que o portal da prefeitura não publica os contratos vigentes há três meses. Duas cobranças, uma única raiz: a confusão entre transparência ativa e passiva, os dois pilares da Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011).

Essa confusão é mais comum do que parece. Muitos gestores tratam a LAI como se fosse só "responder pedidos", e esquecem que a lei também obriga a divulgação espontânea de dados, independentemente de qualquer solicitação. O resultado é um órgão que até responde bem aos cidadãos, mas mantém o portal desatualizado — ou o contrário: publica dados básicos, mas não tem estrutura para atender pedidos formais dentro do prazo. Nos dois casos, o órgão fica exposto a recomendações do Ministério Público, questionamentos do Tribunal de Contas e perda de pontuação em rankings de transparência.

O que é transparência ativa e por que ela é a base da LAI

Transparência ativa é a divulgação de informações por iniciativa do próprio órgão público, sem que ninguém precise pedir. O artigo 8º da Lei 12.527/2011 lista o conteúdo mínimo obrigatório, que inclui:

• Estrutura organizacional, competências e endereços de unidades;
• Programas, ações, projetos e metas, com indicadores de resultado;
• Repasses e transferências de recursos financeiros;
• Execução orçamentária e financeira detalhada (despesas e receitas);
• Procedimentos licitatórios, contratos e convênios;
• Respostas a perguntas mais frequentes da sociedade.

A lógica é simples: quanto mais informação disponível de forma proativa, menor a demanda por pedidos individuais — e menor o risco de judicialização. Municípios menores costumam pecar aqui não por má-fé, mas por falta de rotina: a informação existe na contabilidade ou no RH, mas ninguém tem o processo de levá-la ao portal com regularidade.

Transparência passiva: o direito de pedir e o dever de responder

A transparência passiva é o outro lado da moeda: o direito do cidadão de solicitar qualquer informação que não esteja publicada, por meio do Serviço de Informação ao Cidadão (SIC), e o dever do órgão de responder dentro do prazo legal — imediatamente, quando possível, ou em até 20 dias, prorrogáveis por mais 10 mediante justificativa.

Aqui mora o segundo erro recorrente: órgãos sem um canal de e-SIC funcional, sem protocolo de recebimento, ou sem um responsável claro pela triagem das solicitações. O pedido chega por e-mail, se perde entre secretarias, e o prazo estoura sem que ninguém perceba — até chegar a notificação do MP.

Onde os órgãos mais erram na prática

Analisando portais e rotinas de atendimento de diferentes prefeituras, alguns padrões de falha se repetem:

1. Dados desatualizados: a lei exige atualização periódica, mas muitos portais têm a última planilha de despesas publicada há meses.
2. Formato inacessível: PDFs escaneados em vez de dados abertos e pesquisáveis, dificultando o cruzamento de informações.
3. Falta de rastreabilidade dos pedidos: sem número de protocolo, o cidadão não sabe se o pedido foi recebido, e o órgão não consegue provar que respondeu no prazo.
4. Ausência de recurso em segunda instância: a LAI prevê que o cidadão possa recorrer de uma negativa, e muitos órgãos não têm esse fluxo estruturado.
5. Dependência de uma única pessoa: quando o servidor responsável por alimentar o portal sai de férias ou muda de setor, a atualização simplesmente para.

Como estruturar um portal que cumpre os dois lados da lei

A solução não é apenas jurídica, é operacional. Um portal da transparência bem estruturado precisa integrar rotina de publicação (transparência ativa) com um canal formal de solicitações (transparência passiva), de forma que os dois se alimentem da mesma base de dados. Isso significa:

• Automatizar a extração de dados de sistemas de contabilidade e folha de pagamento, reduzindo a dependência de atualização manual;
• Ter um módulo de e-SIC com protocolo automático, contagem de prazo e histórico de tramitação;
• Gerar relatórios gerenciais para o controlador interno acompanhar prazos vencendo antes que virem problema;
• Manter trilha de auditoria de tudo o que foi publicado e respondido, para eventuais fiscalizações do TCE.

Na Studio 9, esse é exatamente o tipo de gargalo que vemos repetidamente ao conversar com secretarias de administração e controladorias: a lei é clara, mas a operação por trás dela não acompanha o volume de dados que um município — mesmo pequeno — precisa publicar e responder todos os meses.

Checklist rápido para autoavaliação

Antes de esperar a próxima notificação, vale um teste simples: seu órgão consegue responder, com dados concretos, às perguntas abaixo?

• Quando foi a última atualização de despesas e receitas no portal?
• Existe um protocolo formal para cada pedido de acesso à informação recebido?
• Alguém monitora os prazos de resposta em tempo real?
• Há um fluxo de recurso para pedidos negados?

Se qualquer resposta for "não sei", é sinal de que a transparência ativa e passiva do órgão está funcionando por esforço individual, não por processo — e isso é insustentável a médio prazo.

Conhecer o Portal da Transparência da Studio 9 é um bom próximo passo para quem quer resolver essa dor de uma vez: automação da publicação de dados exigidos pela LAI, e-SIC integrado com contagem automática de prazos, e relatórios prontos para auditoria. Fale com a nossa equipe pelo WhatsApp: (79) 9 8820-5410.

É comum o controlador interno descobrir uma pendência no portal da transparência só depois que a notificação do Tribunal de Contas já chegou à mesa do prefeito. Um link quebrado, uma planilha desatualizada há três meses, uma seção de "Recursos Humanos" que some do menu principal — pequenos detalhes que, somados, viram advertência, prazo de saneamento e, em casos de reincidência, restrição a repasses e transferências voluntárias.

O problema raramente é falta de vontade política. É falta de rotina. Sem um checklist claro e um responsável designado, a atualização do portal da transparência vira tarefa de "quando sobrar tempo" — e no setor público sempre falta tempo. O resultado é um portal que existe, mas não passa no crivo do TCE.

Este artigo reúne os itens que mais aparecem nas auditorias de transparência dos Tribunais de Contas estaduais, para que você confira agora mesmo o que falta no portal da sua prefeitura, câmara, autarquia ou instituto de previdência.

O que a Lei de Acesso à Informação exige como piso mínimo

A Lei 12.527/2011 (LAI) estabelece o piso de transparência ativa que todo órgão público precisa cumprir, independentemente de pedido do cidadão. O portal da transparência TCE-compatível precisa disponibilizar, no mínimo:

• Estrutura organizacional, competências, endereços e telefones das unidades
• Registros de repasses e transferências de recursos financeiros
• Execução orçamentária e financeira detalhada
• Procedimentos licitatórios, editais e resultados de julgamento
• Contratos firmados, com objeto, valor e vigência
• Respostas a perguntas mais frequentes da sociedade
• Ferramenta de busca de conteúdo e Serviço de Informação ao Cidadão (SIC) acessível

Além da LAI, cada Tribunal de Contas estadual publica um índice próprio de transparência (o famoso IEGM ou índices similares), com critérios adicionais que costumam pegar gestores de surpresa: divulgação de diárias e passagens, folha de pagamento nominal, remuneração de cargos comissionados e obras públicas em andamento com percentual de execução física.

Despesas e receitas: o item que mais gera glosa

A maior parte das notificações de TCE relacionadas a portal da transparência não é sobre "ter ou não ter" a informação, mas sobre a granularidade e a atualização. Verifique se o seu portal apresenta:

• Despesas por credor, com número de empenho, liquidação e pagamento
• Receitas por fonte, com valores previstos e arrecadados
• Filtros por período, unidade gestora e natureza da despesa
• Exportação dos dados em formato aberto (CSV, JSON ou XML), não apenas em PDF

Publicar um PDF escaneado da execução orçamentária não atende ao princípio de dados abertos exigido pela maioria dos índices de transparência. O dado precisa ser reutilizável, e não apenas visualizável.

Prazos de atualização: o detalhe que derruba pontuação

Um portal da transparência TCE completo em conteúdo, mas desatualizado, ainda assim recebe glosa. As auditorias verificam a data da última atualização de cada seção, e os prazos mais cobrados são:

• Despesas e receitas: atualização mensal, em geral até o dia útil seguinte ao fechamento contábil
• Licitações e contratos: publicação imediata após a assinatura ou homologação
• Diárias e viagens: atualização quinzenal ou mensal, conforme o índice estadual
• Folha de pagamento: mensal, com nome, cargo e remuneração bruta

Se o portal depende de alguém copiar e colar planilhas manualmente todo mês, o atraso é questão de tempo. A integração automática com o sistema de gestão financeira do órgão elimina esse gargalo — é exatamente esse tipo de automação que a Studio 9 estrutura ao implantar o Portal da Transparência para prefeituras e institutos de previdência.

Acessibilidade e usabilidade também entram na nota

Índices de transparência mais recentes passaram a avaliar também a experiência do cidadão que usa o portal, não só a existência do dado. Os pontos mais checados:

• Menu de navegação intuitivo, sem mais de três cliques até a informação
• Compatibilidade com celular (a maioria dos acessos hoje é mobile)
• Recursos de acessibilidade (alto contraste, redimensionamento de texto, leitura por voz)
• Canal de ouvidoria e SIC integrados e funcionando de fato, com prazo de resposta visível

Auditoria interna: como se antecipar ao TCE

Antes que o Tribunal de Contas encontre a falha, o próprio órgão pode simular a auditoria. Recomenda-se:

1. Designar um servidor responsável pela checagem mensal do portal
2. Usar a própria lista de critérios do TCE do estado como checklist de conferência
3. Testar o portal como um cidadão comum testaria, sem atalhos internos
4. Revisar links quebrados e arquivos que não abrem
5. Guardar prints com data da conformidade, como evidência em caso de questionamento

Manter essa rotina viva é mais barato do que responder a um processo de saneamento sob prazo apertado, com risco de repercussão política e midiática.

Conclusão

Um portal da transparência que atende ao TCE não é o que "parece completo", mas o que resiste a uma auditoria linha por linha: dado aberto, atualizado no prazo, acessível e fácil de encontrar. Construir isso manualmente, com planilhas e atualizações avulsas, consome tempo da equipe e ainda deixa brechas.

O Portal da Transparência da Studio 9 já nasce estruturado para atender aos critérios de LAI e dos índices de transparência dos Tribunais de Contas, com atualização automatizada a partir dos sistemas do órgão e checklist de conformidade acompanhado pela nossa equipe. Se você quer parar de torcer para não ser notificado e passar a ter certeza de que o portal está em dia, fale com a equipe pelo WhatsApp: (79) 9 8820-5410.